Le temps de travail, c’est de l’argent, et c’est particulièrement vrai pour le temps des professionnels de la comptabilité. Plus vous gérez efficacement votre emploi du temps, plus vous gagnez de l’argent et moins vous avez de travail. Pourtant, la gestion du temps est un problème auquel la plupart des comptables sont confrontés. A un moment ou à un autre, tout comptable fait face à ce problème. Cependant, nous pouvons presque tous le résoudre.
Pour les comptables, une gestion du temps efficace signifie plus d’argent. Cela leur permet de consacrer plus de temps à des choses qui contribuent vraiment à la croissance du cabinet.
Si vous avez l’impression que votre emploi du temps vous échappe, essayez nos conseils suivants. Les mesures suivantes vous permettront de reprendre en main votre temps et d’en faire le meilleur usage.
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Principaux conseils destinés aux comptables pour une gestion efficace de leur temps de travail
ordonnez votre bureau
Les comptables peuvent perdre beaucoup de temps simplement en essayant de retrouver une certaine lettre de mission ou d’obtenir les coordonnées d’un client. Même si vous n’êtes pas particulièrement organisé dans l’âme, c’est une compétence que vous devez développer si vous voulez faire bon usage de votre temps. En prenant dix minutes à la fin de chaque journée pour vous assurer que tout est à sa place, vous économiserez une demi-heure de frustration le lendemain.
Maîtrisez votre téléphone et vos e-mails
Un seul appel téléphonique peut vous faire perdre beaucoup de temps. Mais vous ne pouvez pas (et ne devez pas) décourager les clients d’appeler, cependant, vous pouvez établir des heures de bureau et ne pas prendre d’appel en dehors de ces heures.
Prenez quelques minutes trois ou quatre fois par jour pour répondre aux e-mails et aux messages vocaux et vous verrez votre productivité monter en flèche.
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Suivez votre temps de travail
Il faut passer du temps à calculer son temps. Cela peut être bénéfique à plusieurs niveaux. Si vous facturez vos clients à l’heure, vous devez créer un registre qui vérifie le temps que vous passez sur leurs comptes. Même si ce n’est pas le cas, le simple fait de suivre votre temps pendant une semaine ou deux peut vous montrer vos points faibles et vous aider à créer un plan pour éliminer ou réduire ces inefficacités.
Utilisez un outil de gestion du temps de travail
Pour certains comptables, un simple outil de gestion du temps comme Outlook ou Google Calendar peut suffire. Pour ceux qui ont tendance à jongler avec un plus grand nombre de clients et un plus grand nombre de tâches, vous pouvez envisager des outils de gestion de projet et de gestion du temps plus approfondis (Asana et Trello sont de bons exemples de logiciel).
Identifiez vos rythmes naturels
Il y a certains moments de la journée où vous êtes plus susceptible d’être productif que d’autres. Il se peut que vous fassiez le gros de votre travail le matin avant même que le téléphone ne sonne, ou que l’après-midi soit votre meilleur moment. Le suivi de votre temps, tel que mentionné ci-dessus, vous aidera à identifier les périodes pendant lesquelles vous travaillez le plus. Planifiez votre emploi du temps en fonction de ces rythmes naturels.
Réduisez votre paperasse
Les cabinets comptables génèrent et conservent un grand nombre de documents. Vous devez en conserver une partie pour des raisons de conformité. Vous pouvez en éliminer d’autres et en convertir d’autres au format numérique. L’intégration de documents numériques dans votre flux de travail vous apportera une plus grande souplesse ; il est nettement plus rapide de consulter les factures d’un client par voie électronique que de se lever, de fouiller dans un classeur et d’en extraire ce dont vous avez besoin. Cela élimine également le risque de mal classer ou d’égarer des documents importants.
Établissez des priorités
Vous avez déjà entendu parler du principe de Pareto – la règle des 80/20. Cette règle stipule simplement que 80 % des résultats proviennent de 20 % des efforts. Identifiez les tâches du cabinet qui produisent les meilleurs résultats et placez-les en tête de votre liste. Vous ne pouvez pas éliminer les 80 %, mais s’il faut choisir ce qu’il faut supprimer de l’emploi du temps d’une journée donnée, vous savez par où commencer.
Sachez quand dire « non »
Parfois, cela signifie dire non à de nouveaux clients. Malheureusement, c’est un moyen infaillible de ralentir la croissance de votre entreprise. Si vous constatez que vous n’arrivez pas à gérer tout le travail de votre cabinet d’expertise comptable, envisagez de faire appel à un partenaire ou de travailler avec un autre professionnel pour vous aider à équilibrer ces périodes chargées. Il faut parfois dire « non », mais assurez vous que cela vraiment nécessaire avant de le faire.
Votre productivité en tant que comptable dépend de votre capacité à gérer votre temps. Si vous maîtrisez la gestion du temps, non seulement votre entreprise fonctionnera plus efficacement, mais vos clients bénéficieront également d’un meilleur service. Mettez ces principes en place et vous serez surpris de voir à quel point votre efficacité et votre productivité augmentent rapidement.
Mieux encore, convertissez vos méthodes de facturation en facturation basée sur la valeur. Cela devient encore plus facile lorsque vous ajoutez de la valeur à vos relations avec vos clients grâce à des stratégies fiscales proactives. Le fait d’être payé pour la valeur que vous apportez vous permet de gagner des honoraires supérieurs à l’année tout en établissant de meilleures relations avec vos clients.
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